Sistemi per la rilevazione delle presenze: tra innovazione e legittimità

Cosa deve sapere e cosa deve fare il datore di lavoro che intende utilizzare i sistemi per la rilevazione delle presenze

Sono pieni i poteri che la legge conferisce al Datore di Lavoro che intende adottare sistemi per la rilevazione delle presenze. L’utilizzo di tecnologie, di dispositivi elettronici e di sistemi capaci di raccogliere ed eventualmente trattare i dati del personale, anche col sol fine di rilevarne le presenze, passano al vaglio di legittimità della normativa giuslavoristica e di tutela dei dati personali.

La rilevazione delle presenze del personale fornisce una garanzia ai diritti e doveri tipici del rapporto di lavoro.

Il Badge elettronico che viene sempre più preferito all’ormai obsoleto cartellino cartaceo per la timbratura dell’entrata e l’uscita, o ancora i più moderni strumenti come la rilevazione biometrica o la geolocalizzazione, i quali forniscono tutta una serie di informazioni che rendono più veloci e attendibili i dati di presenza, hanno reso necessario l’intervento del Garante sulla privacy.

Infatti, con il provvedimento n. 357 del 15 settembre 2016, il Garante prende in esame la questione dei sistemi per la rilevazione delle presenze come i sistemi di lettura di dati biometrici mediante parziale identificazione, asserendo al punto 3.3 “Con riferimento all´uso di tecnologie biometriche per finalità di rilevazione delle presenze si osserva che la legittima finalità volta ad accertare il rispetto dell´orario di lavoro anche “mediante forme di controlli obiettivi e di tipo automatizzato (e in taluni casi a garantire speciali livelli di sicurezza)” deve, in ogni caso, essere effettuato nel pieno rispetto della disciplina in materia di protezione dei dati personali, anzitutto con riguardo all´osservanza dei principi di necessità e proporzionalità”.

Ancora: “Tali principi impongono che siano preventivamente considerati altri sistemi, dispositivi e misure di sicurezza fisiche e logicistiche che possano assicurare parimenti una puntuale e attendibile verifica delle presenze e degli ingressi sul luogo di lavoro senza fare ricorso al trattamento dei dati biometrici (artt. 2, 3 e 11 del Codice).”

Nel provvedimento, quindi, il Garante pone dei limiti che devono essere osservati e si possono riassumere come segue:

  • Procedere ad una attenta valutazione d’impatto sulla protezione dei dati personali;
  • Fornire agli interessati una specifica informativa sul trattamento dei dati;
  • Avere il consenso esplicito.

È fondamentale condurre la DPIA (Valutazione di impatto sulla protezione dei dati) in modo attento e corretto e laddove risultino carenti le misure organizzative e tecniche, bisognerà fare ricorso al Garante.

Altro aspetto rilevante è il consenso esplicito al trattamento. L’eventuale diniego comporterà, da parte del Datore di lavoro, l’adozione di sistemi per la  rilevazione delle presenze alternativi.

Infine, come osservato nell’articolo sull’argomento Videosorveglianza, è opportuno prima di mettere in essere qualsiasi procedura, ai sensi dell’art. 4 della legge 300/70, consultare le sigle sindacali presenti in azienda o in mancanza chiedere un parere preventivo all’Ispettorato del Lavoro.

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